Begynd med en almindelig arbejdsdag
Bed en medarbejder gennemgå opgaven, mens den bliver udført. Notér, hvor informationen kommer fra, hvilke systemer den passerer, og hvad der udløser næste trin. Se efter kopiering, ventetid og kontroller, der gentages.
Et tænkt eksempel er en godkendt ordre, der indtastes igen i et andet system. Første forsøg kan være overførslen af de godkendte oplysninger; det behøver ikke omfatte hele ordreprocessen.
Find ud af, hvad der er en regel
Skriv beslutningerne ned. Hvis en medarbejder kan forklare dem præcist, kan de måske omsættes til validering eller en automatisk handling. Hvis de kræver faglig vurdering, bør den del blive hos medarbejderen.
Lav også en liste over undtagelser: manglende oplysninger, dubletter, forkerte formater eller et system, der ikke svarer. En løsning er først brugbar, når disse tilfælde kan håndteres.
Sammenlign få mulige opgaver
Vurder hyppighed, tidsforbrug pr. gennemløb, fejlrisiko, datatilgang og konsekvensen af en fejl. Brug observationer fra arbejdet frem for et løst skøn.
Et simpelt regneeksempel: 20 gennemløb om ugen med fem minutters manuel indtastning svarer til 100 minutter. Det er et udgangspunkt for vurderingen, ikke et løfte om besparelse: kontrol, undtagelser og drift skal stadig regnes med.
Afgræns et forsøg, der kan vurderes
Vælg ét input, én tydelig handling og et synligt resultat. Aftal på forhånd, hvordan I vil måle kvalitet, tidsforbrug og undtagelser. Brug repræsentative eksempler, også de besværlige.
Lad forsøget køre med mulighed for gennemgang, før det får lov til at udføre handlinger uden kontrol. Udvid først, når resultatet er forståeligt og stabilt.
Aftal, hvem der ejer arbejdsgangen
Udpeg en person, som kender processen, og afklar, hvem der reagerer på fejl. Beskriv adgange, afhængigheder og hvordan ændrede regler bliver opdateret.
Det vigtigste spørgsmål efter demonstrationen er: Kan vi forstå og drive dette, når hverdagen ændrer sig? Dokumentation og ansvar gør automatiseringen til en del af arbejdet.